Übungsleiter - Übungsleiterumzug¶

Viele Vereine nutzen die bisherige Übungsleiterverwaltung bereits, manche haben auch beim Beta-Test mitgemacht und Feedback gegeben. Für alle diese Vereine ist nun ein Umzug nötig. Um diesen so einfach wie möglich zu gestalten, gibt es dafür einen Assistenten.

Als Anleitung dazu bieten wir auch zwei kurze Videos an:
Video: Übungsleiterverwaltung ohne vorherigen Beta-Test umziehen
Video: Übungsleiterverwaltung bei vorhergehendem Beta-Test umziehen

Den Umzug kann lediglich der Admin oder ein Benutzer, der Übungsleiterberechtigung hat, durchführen. Für den Umzug ist es notwendig, alle noch offenen Übungsleiterposten abzurechnen und diese auch zu verbuchen. Erst danach kann der Assistent durchlaufen werden, Sie erhalten aber einen entsprechenden Hinweis, falls noch nicht alle Posten abgerechnet oder verbucht sind und der Start des Prozesses nicht möglich ist.

Hinweis: Machen Sie vohrer ein Backup, damit Sie Notfalls das Programm auf den Stand vor dem Umzug zurücksetzen können. Prüfen Sie zum Schluss die Daten sorgfältig, bevor Sie den Übertragungs-Prozess fertigstellen. Beim letzten Schritt erscheint zwar noch eine Bestätigungsabfrage, aber nach der Bestätigung gilt: Der Umzu der Daten ist nach dem Abschluss endgültig und kann nicht mehr oder nur durch ein Backup rückgängig gemacht werden!

Umzugsprozess beginnen:¶

Wenn Sie also nun den Menüpunkt "Mitglieder - Übungsleiter" öffnen, dann sehen Sie jetzt unten in der Buttonleiste einen Button "Umziehen auf neue Übungsleiterverwaltung", der den Assistenten für die Übertragung öffnet:

Nach dem Klick auf den Button erhalten Sie folgenden Hinweis:

Wenn Sie noch offene Abrechnungsposten haben oder bereits überwiesene Übungsleiterabrechnungen noch nicht verbucht sind, dann klicken Sie auf "Nein" und schließen diese erst ab. Ansonsten klicken Sie auf "Ja" um fortzufahren. Sollten noch Abrechnungsposten offen sein, von denen Sie nicht (mehr) wussten, dann erscheint folgender Hinweis:

In diesem Fall müssen Sie erst die Abrechnungen unter Übungsleiter abschließen und die Zahlungen in der Buchungskontrolle verbuchen bevor Sie den Prozess neu starten können. Da auch ältere nicht abgerechnete oder nicht verbuchte Posten mit einfließen, empfiehlt es sich die jeweilige Auswahl auch auf die zurückliegenden Jahre auszudehnen.

Übungsleiterumzug - Assistent:¶

Allen, die den Hinweis zu offenen Übungsleiterabrechnungen nicht oder nicht mehr erhalten, öffnet sich nun der Assistent, der durch den Übertragungsprozess leitet. Bitte genügend Zeit einplanen, da sich keine Zwischenschritte abspeichern lassen.

Hier sind nochmal alle Informationen zum Umzugsprozess der Übungsleiter zusammengefasst. Auch wird nochmal auf das Backup und die Folgen nach des Abschlusses der Übertragung hingewiesen. Mit Klick auf "Weiter" öffnet sich die Maske mit allen bisherigen Übungsleitern:

Hier wählen Sie die Übungsleiter aus, die in die übertragen werden sollen. Auch Übungsleiter, die Sie bereits in der neuen Übungsleiterverwaltung angelegt haben, wählen Sie hier aus, da diese im nächsten Schritt miteineinander verknüpft werden können. Nur ÜL, die nicht mehr für Sie tätig sein werden, können Sie weglassen. Wenn alle Übungsleiter übertragen werden sollen, markieren Sie diese im Block mit einem Häkchen oberhalb der ersten Zeile. Mit dem Klick auf "Weiter" kommen Sie nun zur Zuordnungsmaske für die Verknüpfung alter und neuer Übungsleiter.

Übungsleiterumzug - Verknüpfung:¶

Wurde die Beta-Funktion nicht genutzt, dann gibt es keine neuen Übungsleiter und die Liste der bereits angelegten Übungsleiter ist leer. Sie erhalten dann auch keinen Hinweis und können diesen Schritt dann mit "Weiter" überspringen.

Wer die Beta-Version bereits ausprobiert hat und dort Übungsleiter angelegt hat, die es auch in der bisherigen ÜL-Verwaltung gibt, kann diese Einträge nun miteinander verknüpfen und erhält diese Maske mit einem kleinen Hinweisfenster. Klickt man hier auf "Ja" werden alle Übungsleiter mit dem gleichen Mitgliedsbezug miteinander verknüpft. Klickt man auf "Nein", wird keine automatische Zuordnung vorgenommen.

Übungsleiter, die nicht automatisch zugewiesen werden können, markieren Sie in der linken und in der rechten Spalte und klicken auf den Button "verknüpfen". Es kann immer nur ein zu übertragender Übungsleiter mit einem bereits neu angelegten Übungsleiter verbunden werden. Hatten Sie versehentlich auf "Nein" bei der automatischen Verknüpfung geklickt, dann können Sie das über den Button "Automatisch per Mitglied verknüpfen" nachholen oder gehen einen Schritt zurück.

Alle Verknüpfungen zwischen alten und neuen Übungsleitern können selbstverständlich auch nochmal aufgelöst werden, falls eine Korrektur nötig ist. Dazu klicken Sie unter "Verknüpfungen" den Übungsleiter an und dann auf "Verknüpfung löschen".

Sobald Sie mit allen Zuordnungen fertig sind klicken Sie auf "Weiter". Wurden nicht alle zu übertragenden Übungsleiter mit neuen Übungsleitern verknüpft, dann sehen Sie noch die folgende Warnmeldung:

Wenn Sie nicht sicher sind, ob alle Zuordnungen gesetzt sind oder ob Sie aus den verbliebenen Übungsleitern noch welche zuordnen müssten, kehren Sie mit "Nein" zur Verknüpfungsmaske zurück. Nach dem Klick auf "Ja" erscheint die abschließende Maske des Assistenten.

Übungsleiterumzug - Abschluss:¶

Egal ob die Beta vorher genutzt wurde oder nicht, erhalten Sie nun eine Auflistung, wie viele Übungsleiter übertragen werden, wie viele davon mit bereits neu angelegten Übungsleitern verknüpft werden. Darauf folgt nochmal der Warnhinweis zur Endgültigkeit des Prozesses sowie eine Übersicht der zu übertragenden Übungsleiter zur Kontrolle, ob die Zuordnungen passen.

Falls ein Verein die Beta nicht genutzt hat und somit keine neuen Übungsleiter vorhanden waren oder ein bisheriger Übungsleiter nicht einem neuen zugeordnet wurden, dann sind die Felder unter der Spalte Verknüpfungen leer. Mit dem Klick auf den Button "Fertig" starten Sie den finalen Übertragungsprozess für die Übungsleiter.

Um nun die Übernahme der Übungsleiterdaten entsprechend den vorherigen Einstellungen abzuschließen, erscheint nun ein Fenster zur Eingabe des Bestätiungswortes "ÜBUNGSLEITER".

Es ist dabei unerheblich, ob das Wort in kleinen oder großen Buchstaben oder wie in unserem Beispiel gemischt geschrieben wird. Es dient der finalen Bestätigung, da der Umzug unwiderruflich im System vorgenommen wird. Danach ist auf die alten Übungsleiter, die nicht umgezogen werden, kein Zugriff mehr möglich! Falls Sie also nochmals prüfen möchten, ob noch Zuordnungen fehlen, klicken Sie hier auf "Schließen".

Wenn Sie hingegen sicher sind, dass die Übernahmedaten korrekt sind, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Übertragung der Übungsleiter startet und nach Fertigstellungen erhalten Sie noch eine abschließende Meldung zum Neustart:

Nach dem Klick auf "OK" wird Netxp-Verein neu gestartet und der Transfer ist abgeschlossen.

Übungsleiterumzug - Neue Übersicht der Übungsleiterliste und Bestandsvertrag:¶

Wenn Sie nun unter "Mitglieder - Übungsleiter" die Übungsleiterverwaltung öffnen, dann sind alle vorher neu erfassten Übungsleiter sowie die umgezogenen Übungsleiter verfügbar. Der Menüpunkt "Übungsleiter Neu" ist für die Beta-Tester nun nicht mehr vorhanden.

Wer die Beta genutzt hat, dem kommt die Ansicht schon bekannt vor. Alle anderen hingegen werden feststellen, dass es in der Standardansicht ein paar neue Spalten wie Aktiv, zug. Mitglied, Vergütung, Haupsparte und Sparten gibt. Auch neu sind die Reiter "Scheinwarnungen" und "Abrechnung".

Wie die einzelnen Funktionen bedient werden, erklären wir auf den anderen Seiten zur Übungsleiterverwaltung. Eines aber noch vorweg: Da in der neuen Übungsleiterverwaltung zwingend ein Vertrag für jeden Übungsleiter nötig ist, wurden die bisherigen Vergütungsangaben des Übungsleiters in einen Vertrag mit der fiktiven Tätigkeit "Aus Bestand" mit übernommen.

In dem Vertrag sind lediglich die bisherigen Vergütungen enthalten. Am besten prüfen Sie die übernommenen Daten im Vertrag und überarbeiten diesen für jeden Übungsleiter nach Ihren Bedürfnissen. Gab es vor dem Umzug bereits den Übungsleiter und wurde dieser verknüpft, dann sind in der Liste auch alle vorher dafür erfassten Verträge enthalten. Sie können den Vertrag aus dem Bestand, wenn er nicht benötigt wird, deaktivieren oder löschen.

Gab es diesen Übungsleiter in der neuen Verwaltung nicht, weil die Beta nicht genutzt wurde oder für diesen noch kein Vertrag erfasst war, ist nur der Bestandsvertrag in der Übersicht zu sehen, den Sie Ihren Vereinbarungen mit dem Übungsleiter entsprechend anpassen.

Bevor Sie nun mit der Erfassung von Übungsleiterabrechnungen beginnen, sollten Sie die Liste der Übungsleiter durchgehen und alle Übungsleiterdaten prüfen und die Verträge anpassen! Beim Umzugsprozess war es nicht möglich, mehr als die bisherigen Grunddaten zu übernehmen und für die Nutzung der neuen Übungsleiterfunktion sind wahrscheinlich weitere Einträge in den Stammdaten, den Verträgen und ggf. den Übungsleiterscheinen notwendig.

Handhabung einzelner Funktionen der Übungsleiterverwaltung:
Abrechnungsdaten erfassen - In dieser Maske erfassen Sie die Abrechnungsposten zum Übungsleiter und gewähltem Vertrag
Abrechnungsposten freigeben - Wenn Sie den Übungsleitern im Vertrag Vorgesetzte zuweisen, müssen diese die Abrechnungsposten vor Auszahlung freigeben
Rückspendenfunktion - Ihr Übungsleiter spendet seine Vergütung ganz oder teilweise - dann zeigen wir hier wie Sie das einstellen
Einstellungen und Vorlagen - Benutzern die Berechtigung zur Übungsleitererfassung erteilen und Vorlagen für Dkomuente und E-Mails anlegen.

Navigator durch die Übungsleiter-Wiki-Seiten¶

Allgemeine Übungsleiterübersicht:
Übungsleiterliste - Aufbau und Funktion der Übungsleiterübersicht, also die Zentrale der Übungsleiterverwaltung
Scheinwarnungen - Kein Scheinablauf wird vergessen, denn hier wird davor gewarnt
Abrechnung - Hier können Sie allen Übungsleitern die Stunden erfassen und die Beträge auszahlen
Übungsleiterdetails:
Stammdaten - In dieser Maske tragen Sie alle Grunddaten zum Übungsleiter ein - mit Warngrenze für Übungsleiterpauschale
Verträge - Schaffen Sie die Vertragsgrundlagen zur Abrechnung der Übungsleitertätigkeit
Abrechnung - Erfassung und Abrechnung der Vergütungsposten gemäß Vertrag direkt zum geöffneten Übungsleiter
Scheine und Weiterbildungen - Hier erfassen Sie die Übungsleiterscheine und Weiterbildungen zum Übungsleiter