Wie funktioniert das mit den Rückspenden bei der Übungsleiterabrechnung?¶

Vielfach sind Übungsleiter auch Vereinsmitglieder und spenden, um den Verein zu unterstützen, deren Vergütung oder einen Teil davon dem Verein. Diese möchten aber im Gegenzug eine Spendenquittung dafür, um diese bei der Steuererklärung an das Finanzamt einzureichen.

Einmal eingerichtet funktioniert die Verbuchung der Rückspende bei der Abrechnung der Übungsleiter automatisch und es muss lediglich anschließend noch die Spendenquittung erstellt werden.

Um Übungsleitervergütungen als Rückspende abzuwickeln zu können, sind allerdings ein paar Vorbereitungen zu treffen und beim Vertrag ein paar Punkte zu beachten. Wir führen hier aus, welche zusätzlichen Voraussetzungen Sie dafür in der Übungsleiterverwaltung schaffen sollten oder unbedingt müssen.

Verrechnungskonto anlegen (empfohlen):¶

Um die Übungsleiterabrechnung mit Rückspende durchzuführen, benötigen Sie ein Konto vom Typ Barkonto / Internes Konto. Legen Sie daher zunächst unter "Finanzdaten - Konten" ein eigenes internes Konto für die Rückspenden der Übungsleitervergütungen an:

Es reicht bei den meisten Vereinen ein internes Konto aus, um alle Übungsleiter, die ihre Vergütung spenden, darüber abzurechnen und anschließend auch eine Spendenbescheinigung zu erstellen. Sie müssen nur den Kontonamen eintragen und sollten sonst keine weiteren Einstellungen vornehmen, damit diese die Funktion nicht aushebeln! Auch eine Sparte ist nicht notwendig, da diese Einstellung im Vertrag vorgenommen wird. Anschließend speichern Sie dieses Konto mit dem Button "Speichern" ab.

Hinweis: Verwenden Sie am Besten weder die Barkasse oder ein anderes internes Konto für die Abwicklung. Sie sollten nach Möglichkeit Rückspenden getrennt von den anderen Buchungen abbilden. Das erspart Ihnen Fragen oder Zweifel, da es sich um einen internen Geldfluss ohne tatsächliche Aus- und Einzahlung handelt, Sie aber Aufwände verbuchen und Spenden vereinnahmen und bestätigen.

Einnahmen-Stelle für Rückspende anlegen (optional, aber ebenso empfohlen):¶

Auch wenn es nicht unbedingt notwendig ist, empfehlen wir ebenso für die Rückspenden eine eigene E-/A-Stelle zur Verbuchung anzulegen. Das macht diese Buchungsvorgänge insgesamt transparenter sowie auch für Sie in der Auswertung übersichtlicher, da die Rückspenden von den allgemeinen Spenden getrennt in die Jahresrechnung einlaufen.

Öffnen Sie daher "Finanzdaten - Einnahmen- /Ausgabenstellen" und wählen Sie im Baum den Bereich, in dem bei Ihrem Verein die E-/A-Stellen für die Einnahmen aus dem ideellen Bereich angelegt sind. Klicken Sie dann auf "Neue E/A-Stelle" und füllen Sie die Maske aus:

Ebenso reicht bei den meisten Vereinen eine E-/A-Stelle aus, um alle Zahlungen an Übungsleiter, die ihre Vergütung spenden, darüber zu verbuchen, da bei der Buchung auch eine Sparte angegeben ist. Sie vergeben einen Schlüssel, eine Bezeichnung und wählen den Typ "Einnahmen". Wenn Sie den DATEV-Export nutzen, ergänzen Sie noch das Sachkonto und die Sphäre. Zum Schluss speichern Sie diese E-/A-Stelle mit dem Button "Speichern" ab und diese steht Ihnen nun für die Verbuchung von Rückspenden zur Verfügung.

Vertragseinstellungen für die Rückspende (unbedingt notwendig):¶

Damit eine Übungsleitervergütung auch als Rückspende bei der Abrechnung auch automatisch erfolgt, ist dies zwingend im Vertrag einzustellen. Bei der Abrechnung der Übungsleitervergütung wird dann automatisch eine dem Vertrag entsprechende Buchung der Aufwendungen und Spendeneinnahmen Ihrer Vergütungsabrechnung durchgeführt.

Dazu tragen Sie in dem Vertrag unter Zahlung die notwendigen Daten für die Rückspende ein:

1. Setzen Sie einen Haken bei "Übungsleiter wünscht Barzahlung". Dadurch werden die Kassen und internen Konten beim Auftraggeberkonto geladen.
2. Wählen Sie beim Auftraggeberkonto unter Konto Ihr internes Konto für die Rückspende aus, um die "Auszahlung" darüber laufen zu lassen.
3. Setzen Sie einen Haken bei "Rückspende". Erst jetzt werden das Konto für die Rückspende und die E-/A-Stelle aktiv.
4. Wählen Sie als Rückspendekonto unter Konto Ihr internes Konto für die Rückspende aus, um die "Einnahme" darüber laufen zu lassen.
5. Nun wählen Sie noch die E-/A-Stelle für die Verbuchung der Rückspende aus.

Somit ist der Vertrag für die Rückspende vorbereitet. Wird vom Übungsleiter jede Art der vereinbarten Vergütung an den Verein gespendet, ist die vorbereitende Arbeit erledigt. In der Praxis sind das meist nur die Stundenvergütungen oder das Fixum, seltener auch noch die Fahrtkosten. Wird alles dem Verein gespendet ist auch nur ein Übungsleitervertrag notwendig.

Häufig ist es aber so, dass Übungsleiter nur einen Teil der Vergütung spenden und den Rest ausbezahlt haben möchten. Dann sind zwei Verträge nötig, einer für die Vergütungsanteile, die gespendet werden und einer für die Vergütunganteile, die nicht gespendet werden. Zudem ist dann eine separate Erfassung der Übungsleiterabrechnungsposten notwendig, da bei der Erfassung nicht mehrere Verträge gleichzeitig auswählbar sind.

Anwendungsfälle für Teilspenden:

Fall 1: Die Stundenvergütungen werden vollständig gespendet und die Fahrtkosten sowie andere Auslagen sollen ausbezahlt werden. Sie legen einen Vertrag für die Rückspende der Stunden an und einen für alle anderen vereinbarten Vergütungen, die ausbezahlt werden.
Fall 2: Die Hälfte des Stundensatzes wird gespendet, die andere Hälfte sowie alle anderen Vergütungsarten möchte der Übungsleiter ausbezahlt bekommen. Sie legen einen Vertrag für die Rückspende der Stunden mit der Hälfte des Stundensatzes an und einen mit der anderen Hälfte des Stundensatzes sowie alle anderen auszuzahlenden Vergütungen.
Fall 3: Die Stundenvergütungen und die Fahrtkosten werden vollständig gespendet und Spesen sollen ausbezahlt werden. Sie legen einen Vertrag für die Rückspende der Stunden und Fahrtkosten an und einen für alle anderen vereinbarten Vergütungen zur Ausazahlung an.

Neben diesen gängigsten Vereinbarungen sind auch eine Vielzahl weiterer Kombinationen abbildbar.

Nach der Erfassung der Tätigkeiten können Sie alle Abrechnungsposten gemeinsam abrechnen. Es ist nicht notwendig, dies voneinander zu trennen. Denn entsprechend den Vertragseinstellungen werden bei der Abrechnung die Überweisungsposten für die auszuzahlenden Vergütungen angelegt und bei den Rückspenden die gesamten notwendigen Buchungen im Hintergrund erstellt.

Handhabung weiterer einzelner Funktionen der Übungsleiterverwaltung:
Abrechnungsdaten erfassen - In dieser Maske erfassen Sie die Abrechnungsposten zum Übungsleiter und gewähltem Vertrag
Abrechnungsposten freigeben - Wenn Sie den Übungsleitern im Vertrag Vorgesetzte zuweisen, müssen diese die Abrechnungsposten vor Auszahlung freigeben
Umzug der Übungsleiter - Vereine, die die Übungsleiterverwaltung schon genutzt haben, ziehen mit dieser Anleitung die Übungsleiter aus der alten in die neue Übungsleiterverwaltung um.
Einstellungen und Vorlagen - Benutzern die Berechtigung zur Übungsleitererfassung erteilen und Vorlagen für Dkomuente und E-Mails anlegen.

Navigator durch die Übungsleiter-Wiki-Seiten¶

Allgemeine Übungsleiterübersicht:
Übungsleiterliste - Aufbau und Funktion der Übungsleiterübersicht, also die Zentrale der Übungsleiterverwaltung
Scheinwarnungen - Kein Scheinablauf wird vergessen, denn hier wird davor gewarnt
Abrechnung - Hier können Sie allen Übungsleitern die Stunden erfassen und die Beträge auszahlen
Übungsleiterdetails:
Stammdaten - In dieser Maske tragen Sie alle Grunddaten zum Übungsleiter ein - mit Warngrenze für Übungsleiterpauschale
Verträge - Schaffen Sie die Vertragsgrundlagen zur Abrechnung der Übungsleitertätigkeit
Abrechnung - Erfassung und Abrechnung der Vergütungsposten gemäß Vertrag direkt zum geöffneten Übungsleiter
Scheine und Weiterbildungen - Hier erfassen Sie die Übungsleiterscheine und Weiterbildungen zum Übungsleiter