Einstellungen und Vorlagen für die Übungsleiterverwaltung¶

Als Admin können Sie für den Verein noch ein paar Einstellungen zur Übungsleiterverwaltung vornehmen sowie Vorlagen für die Dokumente zu Verträgen, Abrechnungen und weiteren Ausdrucken vorbereiten.

Einstellungen für die Überweisung der Übungsleiterposten:¶

Als Admin stellen Sie unter "Verwaltung - Optionen" im Reiter "Verein - Erweitert" notwendige Angaben zur Überweisung der Übungsleitervergütungen ein:

Diese Angaben befüllen den Verwendungzweck und legen fest, ob eine Sammelüberweisung der Übungsleitervergütungen überhaupt möglich ist:

Menüpunkt	Erklärung
Postenbeschreibung im Verwendungszweck	Schreibt die Bezeichnung der Abrechnung im Verwendungszweck an, z.B. Übungsleiterabrechnung April 2024.
Postensumme im Verwendungszweck	Schreibt die Summe des Abrechnungspostens in den Verwendungszweck - in der Regel nicht notwendig.
Spartenname im Verwendungszweck	Schreibt die Sparte des Abrechnungspostens in den Verwendungszweck - Empfohlen bei Vereinen mit ÜL, die mehrere Sparten betreuen.
Gesammelt übertragen	Legt fest, dass es generell möglich ist, die Übungsleiterposten in einer Sammelüberweisung an die Bank zu übertragen.

Hinweis zur Sammelüberweisung: Soll die Auszahlung der Übungsleiterposten für alle abgerechneten Übungsleiter jeweils als Sammelüberweisung an die Bank übertragen werden, ist die Abrechnung aus der Übungsleiterliste statt dem einzelnen Übungsleiter erforderlich. Weisen Sie in dem Fall Ihre Übungsleiterverwalter darauf hin, auch die Erfassung der Stunden, Fahrtkosten, etc. stets über die Liste vorzunehmen. Ansonsten kommt es erfahrungsgemäß rasch vor, dass Einzelabrechnungen und damit Einzelüberweisungen erstellt werden, die bei Banken zu höheren Gebühren führen können.

Benutzereinstellungen für die Übungsleiterverwalter:¶

Ihren Übungsleiterverwaltern erteilen Sie als Admin die Berechtigung bei der Standardbenutzerverwaltung mit dem Recht "Mitgliederverwaltung". Wenn Sie die Benutzerrollen verwenden, ist das Recht mit der Rolle "Mitgliederverwalter" erteilt. Allerdings können Sie bei Bedarf für Ihren Verein eine eigene Rolle für Übungsleiterverwalter und Mitgliederverwalter ohne Übungsleiterberechtigung anlegen und entsprechend zuweisen.

Übungsleiterverwalter auf bestimmte Übungsleiter einschränken:

Wenn es für Ihren Verein Notwendig ist, dann können Sie den Benutzer in dessen Benutzerdetails unter "Einschränkungen - Übungsleiter" einzelne Übungsleiter freigeben, falls dieser nur einen Teil der Übungsleiter bearbeiten soll.

Dazu setzen Sie zunächst den Haken bei "Benutzer auf folgende Übungsleiter einschränken". Anschließend haken Sie alle Übungsleiter an, die für diesen Benutzer freigegeben werden sollen. Diese werden direkt blau hinterlegt und nach dem Speichern der Einstellungen hat der Benutzer nur noch Zugriff auf die freigegebenen Übungsleiter.

Vorlagen für die Übungsleiterausdrucke anlegen:¶

Als Admin sollten Sie auch noch den Übungsleiterverwaltern die Vorlagen für alle Ausdrucke anlegen, damit die Verträge, Anschreiben und Abrechnungen auch einheitlich aussehen. Unter "Kommunikation - Vorlagen" haben wir unter den "Netxp-Verein Standardvorlagen" eine Reihe von Dokumentenvorlagen für die Übungsleiterverwaltung hinterlegt, die sich für Ihre Bedürfnisse als eigene Vorlagen anpassen lassen:

Nachdem eigene Vorlagen erstellt wurden, können diese von den Übungsleiterverwaltern für die unterschiedlichen Druckfunktionen verwendet werden. Falls Sie weitere Dokumente benötigen, lassen sich die Vorlagen einer Art auch duplizieren und entsprechend anpassen.

E-Mail Vorlagen für die Übungsleiterkommunikation anlegen:¶

Auch wenn jeder Benutzer die Möglichkeit hat, eigene E-Mail Vorlagen zu erstellen, empfielt es sich, als Admin den Übungsleiterverwaltern Vorlagen bereitzustellen. Unter Ihren Benutzerdetails klicken Sie dazu auf den Button "EMail- Vorlagen & Signaturen verwalten". In der sich nun öffnenden Übersicht der Vorlagen können Sie mit "Neu" eine Vorlage erstellen oder mit "Kopieren" eine duplizieren und anschließend bearbeiten. Sobald die E-Mail-Vorlage vorhanden ist, klicken Sie auf den Button "Freigeben" und stellen die E-Mail-Vorlage allen Übungsleiterverwaltern zur Verfügung.

Handhabung einzelner Funktionen der Übungsleiterverwaltung:
Abrechnungsdaten erfassen - In dieser Maske erfassen Sie die Abrechnungsposten zum Übungsleiter und gewähltem Vertrag
Abrechnungsposten freigeben - Wenn Sie den Übungsleitern im Vertrag Vorgesetzte zuweisen, müssen diese die Abrechnungsposten vor Auszahlung freigeben
Rückspendenfunktion - Ihr Übungsleiter spendet seine Vergütung ganz oder teilweise - dann zeigen wir hier wie Sie das einstellen
Umzug der Übungsleiter - Bisherige Nutzer und die Beta-Tester ziehen mit dieser Anleitung die Übungsleiter aus der alten in die neue Übungsleiterverwaltung um.

Navigator durch die Übungsleiter-Wiki-Seiten¶

Allgemeine Übungsleiterübersicht:
Übungsleiterliste - Aufbau und Funktion der Übungsleiterübersicht, also die Zentrale der Übungsleiterverwaltung
Scheinwarnungen - Kein Scheinablauf wird vergessen, denn hier wird davor gewarnt
Abrechnung - Hier können Sie allen Übungsleitern die Stunden erfassen und die Beträge auszahlen
Übungsleiterdetails:
Stammdaten - In dieser Maske tragen Sie alle Grunddaten zum Übungsleiter ein - mit Warngrenze für Übungsleiterpauschale
Verträge - Schaffen Sie die Vertragsgrundlagen zur Abrechnung der Übungsleitertätigkeit
Abrechnung - Erfassung und Abrechnung der Vergütungsposten gemäß Vertrag direkt zum geöffneten Übungsleiter
Scheine und Weiterbildungen - Hier erfassen Sie die Übungsleiterscheine und Weiterbildungen zum Übungsleiter