Buchungen - Rückläufer¶

Erklärung: Rückläufer entstehen, wenn bei einem Lastschrifteinzug eine Zahlung bei einem Mitglied nicht eingelöst werden konnte. Gründe dafür sind in der Regel, dass das Mitglied vergessen hat, Ihnen die neue Kontoverbindung zukommen zu lassen oder das Konto nicht ausreichend gedeckt war. Manchmal lassen Kontoinhaber auch eine SEPA-Lastschrift zurück gehen oder das Konto wurde von Amts wegen gesperrt. Wobei negative Gründe wie mangelnde Deckung usw. in der Regel als "Sonstige Gründe" angegeben werden.

Neben der zusätzlichen Arbeit ist das Ärgerliche dabei, dass meist eine Gebühr zwischen 2,50 bis 5,00 € anfällt. Wie Sie so einen Vorgang verbuchen und daraus wieder einen offenen Posten (Forderung) für einen erneuten Einzug, eine Überweisung durch das Mitglied oder eine Bareinnahme erstellen, fassen wir nachfolgend zusammen.

Oder Sie schauen sich das ganze Vorgehen auf unserem Youtube-Video an: https://youtu.be/HZidLptez20

ACHTUNG: Eine Rückläuferbehandlung ist nur für das laufende Jahr möglich, da die zugehörigen offenen Posten lediglich für das aktuelle Jahr erstellt werden. Rückläufer aus vergangenen Jahren, für die eine spätere Zahlung in vergangenen Jahren einging, sind als gewöhnliche Buchungen zu erfassen.

Vorbereitende Buchungen für den Rückläufer¶

Dass eine SEPA-Lastschrift aus einer Massenbuchung nicht eingelöst wurde sehen Sie als erstes in den Kontoumsätzen, wenn Sie diese bei Ihrer Bank abholen. Einmal offensichtlich als Rücklastschrift aber einmal auch sehr gut versteckt als Gutschrift in der Summe des erhaltenen Sammellastschrift.

Auch wenn es seltsam erscheint, zunächst ist die vollständige Summe der SEPA-Lastschrift zu verbuchen, auch wenn Sie schon wissen, dass davon eine oder mehrere Lastschriften nicht eingelöst wurden! Denn die Bank schreibt Ihnen nicht alleine die erfolgreich eingezogenen Lastschriftbeträge gut, sondern die volle Summe der Sammellastschrift. Die Rücklaschriften mit den jeweiligen Gebühren werden jeweils einzeln belastet und Sie sehen diese auch separat in Ihren Kontoumsätzen.

Rückläufer in Buchungskontrolle erzeugen¶

Nachdem die Sammellastschrift über die Buchungsliste verbucht wurde, stehen nur noch die Rücklastschriften in den Kontoumsätzen. Die meisten Rücklastschriften erhalten Sie innerhalb weniger Tage nach der SEPA-Lastschrift. Ausnahme sind die Lastschriften, die durch den Zahlungspflichtigen widerrufen werden, da diese bis zu 8 Wochen zurückgegeben werden können, auch wenn das in der Praxis meist in den ersten beiden Wochen passiert.

In der Regel werden Sie mit dem Mitglied erstmal Kontakt aufnehmen, um entweder die neue Kontoverbindung zu erfragen oder wie der Beitrag nun beglichen werden soll, bevor Sie erneut einziehen. Oder Sie verbuchen erstmal alle Rückläufer um diese in der Rückläuferkontrolle zu hinterlegen. Auf alle Fälle wählen Sie in der Buchungskontrolle die Rücklastschrift aus und klicken auf "Rückläufer verbuchen" um den Prozess zu starten.

Wenn Sie noch nicht wissen, ob Sie die Beiträge wieder einziehen können oder vom Mitglied überwiesen bzw. bar bezahlt werden, parken Sie den Rückläufer, in dem Sie diesen "Für weitere Verwendung speichern". Das wird in der Praxis der häufigere Fall sein, wenn Sie regelmäßig die Kontoumsätze verbuchen. Es wäre auch möglich, wenn Sie bereits wissen, was passiert, diesen Posten per Lastschrift neu einzuziehen oder als offenen Posten für eine zu erwartende Überweisung (auch Barzahlung) zu speichern. Auf alle Fälle sind für die Beiträge und Gebühren die E/A-Stellen anzugeben. Unter Bemerkungen können Sie Ihre Notizen eintragen, ist aber für eine Buchung nicht notwendig, jedoch als Information nützlich.

Rückläufer verwalten¶

Nachdem es also bei einem Beitragseinzug zu Rückläufern gekommen ist und Sie diesen Kontoumsatz bei der Verbuchung zunächst als Rückläufer zur weiteren Verwendung gespeichert haben, werden diese unter dem Menüpunkt "Rückläufer" angezeigt und verwaltet. Nachdem der Kontoumsatz des Rückläufers verbucht ist, wird normalerweise mit dem "Schuldner" Kontakt aufgenommen, wie weiter verfahren wird. In den meisten Fällen kann die Lastschrift neu eingezogen werden oder das Mitglied überweist bzw. bringt den offenen Betrag bar vorbei.

Sie haben hier die Möglichkeit, die Lastschrift erneut anzuweisen, Bankgebühren mit zu verbuchen oder die Zahlart auf "Überweisung" (oder "Bar") umzustellen. Je nach dem, was mit dem Zahlungspflichtigen ausgemacht wurde. Beim erneuten Lastschrifteinzug wird diese in den Bankenübertrag zur Ausführung geschrieben. Wird überwiesen oder bar bezahlt, wählen Sie "Überweisung" und es wird ein offener Posten mit Erwartung der Überweisung geschrieben, der später auch mit einer Barzahlung ausgeglichen werden kann.

Tipp: Wir empfehlen, dass Sie nicht auf die Gebühren verzichten, wenn die Rücklastschrift auf Gründe zurückzuführen ist, die beim Mitglied liegen. Damit "erziehen" Sie die Mitglieder auf Kontodeckung zu achten und es ist auch fair gegenüber den zuverlässigen Zahlern.
Forderung uneinbringlich? Es kommt schon mal vor, dass ein Mitglied verstarb und niemand im Verein das mitbekommt oder dass jemand unbekannt verzog und eine Suche nach der neuen Adresse aufwändig und wenig erfolgversprechend ist. In diesem Fall wird die Forderung uneinbringbar und Sie sollten dann den Rückläufer aus der Liste entfernen.

Nach Verbuchen des Rückläufers haben Sie nun einen offenen Posten in der Buchungsliste.

Zahlungseingang des Rückläufer buchen¶

Einige Tage nach der Buchung des erhalten Sie nun das Geld, egal ob die Lastschrift eingelöst wurde, die Überweisung eingeht oder der säumige Zahler in der Geschäftsstelle das Geld direkt vobei bringt.

Eine Barzahlung verbuchen Sie direkt im offenen Posten auf das Barkassenkonto und nicht als Einzelbuchung, wie bei einer gewöhnlichen Einzahlung eines Betrags, der vorher nicht bekannt war!

Erhalten Sie das Geld durch die erneute Lastschrift oder durch die vereinbarte Überweisung, so verbuchen Sie den Kontoumsatz in der Buchungskontrolle über den offenen Posten. In der Regel wird dieser bei Auswahl des Buchungspartners erkannt und die Software bietet an, mit offenen Posten zu dem Mitglied abzugleichen. Falls das nicht der Fall ist oder bei der Überweisung, dann wissen Sie ja, dass Sie den offenen Posten haben und wählen diesen manuell aus. In allen Fällen ist nun die offene Forderung ausgeglichen und auch das Beitragskonto des Mitglieds enthält die drei Buchungen der ersten Lastschrift, der Rückgabe und auch der eingegangen Zahlung.

Aktionsleiste (am unteren Bildschirmrand)¶

Schaltfläche	Funktionsbeschreibung
	Führt die oben in den Datenfeldern eingestellte Anweisung aus und stellt den Rückläufer entweder erneut als Lastschrift in den Bankenübertrag oder wandelt ihn in "Zahlung per Überweisung" um.
	Exportiert alle vorhandenen Einträge als Excel-Liste.
	Schließt den Menüpunkt oder den gerade bearbeiteten Datensatz. Es erscheint gegebenenfalls eine Sicherheitsabfrage, ob geänderte Daten gespeichert werden sollen.